Wijziging in het delen van bestanden met externen binnen Sharepoint en Onedrive

Vanaf 1 juli 2025 voert Microsoft een belangrijke wijziging door in de manier waarop externe gebruikers (zoals leveranciers of partners) toegang krijgen tot gedeelde bestanden in Microsoft 365. Deze wijziging kan invloed hebben op de samenwerking met externe partijen in uw organisatie. Hieronder leest u wat er gaat veranderen, wat dit betekent voor uw organisatie, vindt u antwoorden op veelgestelde vragen én ziet u hoe een gerelateerde foutmelding eruit kan zien.

Wat gaat er veranderen?
Microsoft past de manier aan waarop externe gebruikers toegang krijgen tot gedeelde bestanden via Microsoft Entra B2B (voorheen Azure AD B2B).
Na deze wijziging moeten bestaande externe gebruikers mogelijk opnieuw toegang krijgen tot gedeelde bestanden en mappen in SharePoint en OneDrive. Dit betekent dat externe personen tijdelijk geen toegang kunnen hebben tot eerder gedeelde documenten of mappen, totdat deze opnieuw gedeeld zijn.

• Let op: Externe gebruikers die al lid zijn van een Team, blijven lid van het Team. Alleen toegang tot bestanden die via SharePoint of OneDrive gedeeld zijn, moet opnieuw worden verleend.

Wat betekent dit voor uw organisatie?
Externe gebruikers (zoals leveranciers of partners) kunnen tijdelijk geen toegang hebben tot gedeelde bestanden of mappen.
Interne gebruikers merken geen verschil in hun dagelijkse werkzaamheden.
Bent u eigenaar van een bestand of map? Dan kunt u zelf deze opnieuw delen met externe gebruikers.

Heeft u hierbij ondersteuning nodig, dan staan wij als uw IT-partner uiteraard voor u klaar.

Veelgestelde Vragen (FAQ)

1. Wat merken mijn medewerkers van deze wijziging?
   Uw interne medewerkers merken geen verschil. Alleen externe gebruikers kunnen tijdelijk geen toegang hebben tot gedeelde bestanden of mappen.
2. Moet ik zelf iets doen?
   Als u eigenaar bent van een bestand of map, kunt u deze zelf opnieuw delen met externe gebruikers. Zie deze instructie vanuit Microsoft.
3. Wat gebeurt er met bestaande externe gebruikers?
   Bestaande externe gebruikers verliezen mogelijk tijdelijk hun toegang tot gedeelde bestanden en mappen. U kunt deze toegang als eigenaar zelf opnieuw instellen door de map of bestand opnieuw te delen. Zie deze instructie vanuit Microsoft.
4. Moeten externe gebruikers opnieuw aan Teams worden toegevoegd?
   Nee, bestaande gasten blijven lid van Teams. Alleen toegang tot gedeelde bestanden en mappen moet opnieuw worden geregeld.
5. Hoe lang duurt het voordat externe toegang weer werkt?
   Zodra u of wij de toegang opnieuw instellen, is deze direct actief. De exacte duur hangt af van het aantal externe gebruikers en gedeelde items.
6. Worden er gegevens of bestanden verwijderd?
   Nee, er worden geen bestanden of gegevens verwijderd. Het gaat alleen om de toegangsrechten van externe gebruikers.
7. Welke melding krijgen externe gebruikers als ze geen toegang meer hebben tot een bestand?
   Externe gebruikers krijgen onderstaande foutmelding als hun toegang is verlopen:
   This organization has updated its guest access settings. To access this item, please contact the person who shared it with you and ask them to reshare it with you.
8. Waar kan ik terecht met vragen?
   Neem gerust contact op met onze servicedesk. Wij helpen u graag verder.

Samenvatting
Door deze wijziging kan het zijn dat externe samenwerkingen tijdelijk onderbroken worden. Als eigenaar van bestanden of mappen kunt u zelf de toegang voor externe gebruikers herstellen door de items opnieuw te delen. Zie deze instructie vanuit Microsoft.